Ottopojan vinkit tapahtumatiedottamiseen

Ottopojan vinkit tapahtumatiedotukseen

Päivitetty 22.6.2019 –  Alkuperäinen artikkeli kirjoitettu 27.06.2017

Kilta-tapahtuman tiedottamisen onnistumisesta usein riippuu kuinka houkutteleva tapahtumasi lopulta on. Muutamat jaokset on jättänyt alkukesan tapahtumien tiedotuksen todella vähäiseksi.

Kilta-tapahtuman tiedotteiden miettiminen tulisi aloittaa pian JP-kokouksen jälkeen ja julkaista ainakin pieni buffikirjoitus suunnitellusta tapahtumasta. Tähän hyvän mahdollisuuden luo uudistettu Nyytisten tapahtumakalenteri sekä Killan kotisivut. Facebook ei tavoita kuin osan kiltalaisista, joten se ainoana kanavana on huono, kotisivu kävijöitä on tällä hetkellä kaksinkertainen määrä Facebook ryhmän “Tykkääjiin” verrattuna.  Hyvä tapa on julkaista uutinen kotisivuilla ja jakaa sieltä sitten Facebookiin. Näin yhdellä julkaisulla tavoittaa maksimimäärän kohderyhmästä. Lisäksi uudelleentarkastelua varten uutinen löytyy killan sivuilta huomattavasti helpommin kuin Facebookista.

Kiltatapahtuman tiedottamisen vaiheet:

  1. Kirjoita jo ennen JP-kokousta lyhyt, parin lauseen esittely tapahtumasta ja lähetä sen heti JP-kokouksen jälkeen Nyytistoimitukseen osoitteella ottopoika@2cv.fi. Lyhyt kuvaus lisätään näin heti ensimmäisestä Nyytisestä saakka tapahtumakalenterin yhteyteen.
  2. Lähetä varsinainen tapahtumailmoitus Nyytistoimitukseen niin että se ehtii kahteen tapahtumaa edeltävään Nyytiseen. Lähetä myös mainosta varten jokin fiiliskuva, mikäli ilmoitus ei tule painovalmiina. Fiiliskuva tulee lähettää sähköpostin liitteenä ja mahdollismman suurena, ei linkkinä, koska linkit usein ovat katkenneet tai toimituksen oikeudet ei riitä. Ilmoituksen tulisi sisältää seuraavat tiedot mikäli ne vain suinkin on tiedossa.
    • Tapahtuman nimi
    • Tapahtuman ajankohta
    • Tapahtuman paikka, myös tarkka osoite navigaattoria varten
    • Tapahtumamaksu
    • Majoitusmahdollisuudet ja niiden hinnat
    • Ruokailumahdollisuudet ja niiden hinnat (myös mahdolliset lasten hinnat)
    • Peseytymis- ja saunomisvaihtoehdot on myös hyvä mainita jos ne poikkeaa tavallisista
    • Yhteyshenkilö tiedusteluja ja ilmoittautumisia varten
  3. Kirjoita edellä mainitut tiedot lisäksi pienen tarinan muotoon ja lähetä tarina ja sama fiiliskuva osoitteella webmaster@2cv.fi julkaistavaksi kotisivuilla. Voit julkaista sen kotisivuilla myös itse, mutta helpoin tapa on lähettää aineisto edellä mainitulla tavalla jolloin webmasterit julkaisee sen puolestasi. Tämä versio jaetaan siis myös Facebookiin. Älä lähetä netti-ilmoitusta kuvana, sillä sen hakukonenäkyvyys on heikko ja laskee lisäksi sivustommme Google Rankingiä.
  4. Nettiuutisen voi myös linkittää Killan foorumille, missä muiden kiltalaisten on helppo jättää kysymyksiä askarruttavista asioista.
  5. Ole myös yhteydessä alueen sanomalehtiin, he saattavat olla kiinnostuneita tekemään jutun lehteen. Parhaiten juttu menee läpi, jos kirjoitat itse julkaisukelpoisen jutun ja etsit siihen sopivan kuvan tai kaksi. Tälläinen valmis lehdistötiedote ylittää uutiskynnyksen helpommin. Varmista lupa kuvien julkaisuun.

Jälkihoito

Jos aika- ja voimat riittää kannattaa tapahtuman jälkeen julkaista vielä palautekysely. Palautteen perusteella on helppo seuraavana vuonna kehittää tapahtumaa toistamatta ainakaan kaikkia samoja virheitä uudelleen. Palautekyselyn voi tehdä ainakin kolmella eri tavalla: paperilomakkeella sunnuntaina ennen kotiinlähtöä, Googlen Form työkalulla itse, tai lähettää lomakkeeseen halutut tiedot osoitteella webmaster@2cv.fi.

Jälkihoitoa helpottaa jos tapahtumassa on ollut jonkinlainen ilmoittautumislomake, jolla voi kerätä sähköpostit osallistujista valmiiksi talteen.

Muistathan kirjoittaa Nyytisiin myös tapahtumasta kertovan artikkelin houkuttelemaan seuraavan vuoden kävijöitä.